Har dere hatt årsmøte?

Hva skjer etter årsmøtet? Viktige steg for styret og banktilganger

Våren betyr ikke bare lysere dager og spirende liv – for mange lag og foreninger er dette også tiden for årsmøtet. For lag og styrer er årsmøtet kanskje den viktigste hendelsen i året, der medlemmer samles for å evaluere året som har gått, planlegge fremtiden og velge styret som skal ta laget eller foreningen videre.

Det er mye arbeid som legges ned av frivillige styremedlemmer, kasserere og engasjerte ildsjeler. Takk til dere som bruker tid og krefter på å sikre at foreningen drives godt, både økonomisk og organisatorisk. Denne innsatsen er helt avgjørende for at lokalsamfunnet skal ha et aktivt og velfungerende foreningsliv.
Samtidig som årsmøtet er en viktig arena for beslutninger, markerer det også starten på en rekke praktiske oppgaver som må følges opp. Når styresammensetningen endres, nye økonomiske fullmakter tildeles og vedtekter eventuelt justeres, er det viktig at dette registreres korrekt både hos Brønnøysundregistrene og banken.
Her er en oversikt over hva dere må huske på etter årsmøtet, slik at overgangen blir så smidig som mulig, og at foreningen fortsetter å ha kontroll på økonomi og administrative oppgaver.

Viktige oppgaver etter årsmøtet – dette krever banken

Når årsmøtet er gjennomført, må nye styremedlemmer og økonomiansvarlige sørge for at nødvendige oppdateringer blir gjort. For at foreningen skal kunne disponere kontoer, få tilgang til nettbank og fortsette den daglige driften uten forsinkelser, er det noen viktige steg som må følges.

1. Oppdater styreinformasjon hos Brønnøysundregistrene

Før banken kan gjøre endringer i hvem som har tilgang til kontoer eller signaturrettigheter, må oppdatert styreinformasjon være registrert hos Brønnøysundregistrene. Dette gjøres via Samordnet registermelding i Altinn.

Dette må meldes til Brønnøysundregistrene:

• Endringer i styrets sammensetning (leder, kasserer og øvrige styremedlemmer)
• Vedtektsendringer, dersom disse påvirker hvem som har økonomisk ansvar
• Oppdatering av daglig leder eller kontaktperson, hvis relevant

Her finner du registrering i Brønnøysundregistret.

OBS! Banken kan ikke oppdatere fullmakter eller signaturrett før Brønnøysundregistrene er oppdatert.

2. Hvem har tilgang til foreningens kontoer?

Etter årsmøtet må dere sikre at riktige personer har tilgang til foreningens banktjenester.

Sjekkliste for banktilganger:

• Oppdater signaturrettigheter hvis styret har fått ny leder eller kasserer
• Fullmaktsskjema må signeres av styret for nye personer med økonomiske fullmakter
• Brukertilgang i nettbanken må oppdateres for nye kasserere eller økonomiansvarlige
• Minst to personer bør ha innsyn i nettbank og betalingsmuligheter for ekstra sikkerhet

Banken kan ikke gi tilgang til nye personer før dokumentasjon er på plass.

3. Årsmøteprotokollen – nøkkeldokumentet

For at banken skal kunne registrere nye styremedlemmer og oppdatere signaturrettigheter, må de motta en signert årsmøteprotokoll.

Krav til årsmøteprotokollen:

• Skal inneholde informasjon om hvem som er valgt til leder, kasserer og styremedlemmer
• Må være underskrevet av valgt protokollfører og to medlemmer
• Skal sendes til banken så snart som mulig etter årsmøtet

4. Endringer i vedtektene – hva må banken vite?

Hvis årsmøtet har vedtatt endringer i vedtektene, kan dette påvirke hvordan økonomiske beslutninger tas. Banken må informeres hvis vedtektsendringene innebærer:

• Nye regler for signaturrett
• Endring i krav om antall signaturberettigede

Banken trenger dokumentasjon på vedtektsendringen, enten i form av årsmøteprotokollen eller oppdaterte vedtekter.

5. Sikkerhet og ansvar – unngå økonomiske misforståelser

Et nytt styre betyr ofte nye personer med tilgang til foreningens økonomi. Dette kan føre til risiko dersom ikke klare rutiner følges.

Anbefalte sikkerhetstiltak:

• Sett en tydelig ansvarsfordeling for økonomiske oppgaver
• Bruk totrinnsbekreftelse i nettbanken
• Sørg for at gamle styremedlemmer ikke lenger har tilgang til kontoer
• Unngå bruk av privatkontoer for foreningens økonomi

Oppsummering: Dette må styret gjøre etter årsmøtet:

• Melde endringer i styret til Brønnøysundregistrene
• Sikre at riktig informasjon er oppdatert i banken
• Sende inn årsmøteprotokollen til banken
• Informere banken om vedtektsendringer som påvirker økonomiske beslutninger
• Sikre at alle i styret har god forståelse for økonomisk ansvar og sikkerhet

👉Ta kontakt med banken dersom dere trenger hjelp – vi er her for å sikre en smidig overgang til det nye styret.